مدیریت پرتال یا وبسایت از کلیدیترین کارهای سازمانهای امروزی است که در زمانه اینترنت و اطلاعات وظایف خود را انجام میدهند تا به بهترین شکل به مأموریتهای خود دست یابند. یکی از فعالیتهای مهم در این زمینه، فرایند بروزرسانی پرتال یا وبسایت است. ایرانداک نیز همانند دیگر سازمانها، فرایند روشنی برای بروزرسانی پرتال خود دارد. این سند دربردارنده دستورالعمل بروزرسانی پرتال ایرانداک است.
مقدمه
اطلاعات و محتوا همواره تغییر میکنند و برای پوشش این تغییرها، سازمانها به تعریف یک جریان کاری مناسب نیاز دارند. جریان کاری مسیری است که کار یا وظایف از راه آن وارد چرخهای میشوند تا کار به سرانجام برسد. اجزای یک جریان کاری عبارتند از:
» نقشها (بازیگران ): کسانی که وظایف را انجام میدهند.
» مسئولیتها (وظایف): گامهایی که برای انجام بخشی از کار سپری میشوند.
» فرایندها: جریان وظایفی که بازیگران گوناگون انجامش میدهند.
بسته به اینکه کسبوکار چیست، جریان کاری میتواند متفاوت باشد، نقشهای گوناگونی تعریف شوند، مسئولیتها متفاوت باشند، و فرایندها به شکلهای گوناگون تعریف شوند. از آنجا که بروزرسانی پرتال کاری است که در کسبوکار محتوا تعریف میشود، برخی از نقشهای متداولی را که در جریان کاری محتوا به آن نیاز است، میتوان به شکل زیر نام برد:
» نویسندگان : هر کسی که هر گونه محتوایی در هر شکلی (متن، تصویر، چندرسانهای، و غیره) پدید میآورد. نویسندگان باید مجوز کامل پدیدآوری، ویرایش، و پاک کردن محتوای خود را داشته باشند.
» داوران : داوران، محتوا را بررسی و کنترل میکنند که درست، کامل، و مناسب باشد. داوران، اغلب تنها مجوز بررسی و کنترل محتوا را دارند و نمیتوانند آن را تغییر دهند.
» ویرایشگران : ویرایشگران نقش بررسی و مرور، و اگر لازم بود، ویرایش محتوا را دارند. نقشی که برای ویرایشگران در نظر گرفته میشود، میزان اختیار آنان در ویرایش و تغییر محتوا را روشن میسازد.
» تأییدکنندگان : تأییدکنندگان یا تصویبکنندگان کسانی هستند که اختیار تصمیمگیری پایانی برای انتشار محتوا را دارند.
نباید از نظر دور داشت که نقشهایی که در سازمانهای گوناگون برای بروزرسانی محتوای پرتال تعریف میشوند میتوانند بیشتر و متفاوت از نقشهای پیشگفته باشند. با این حال، چهار نقشی که در اینجا اشاره شدند کلیدیترین نقشها در این زمینه هستند.
هدف
هدف این دستورالعمل توضیح فرایند و شیوۀ بروزرسانی محتوای پرتال پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) و برگهای گوناگون این پرتال است. این دستورالعمل فرایند بروزرسانی را به سادگی شدنی و اجرایی میسازد، به گونهای که هم کنترل محتوا به درستی انجام شود و هم محتوا و خدمات به شکل یکپارچه به دست کاربران برسند.
مسئول و بهرهبردار دستورالعمل
مسئولیت نگارش و روزآمدی دستوالعمل بروزرسانی پرتال ایرانداک با «مرکز فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی» ایرانداک است. بهرهبرداران این دستورالعمل همه بخشها، واحدها، و کسانی هستند که در روزآمدی پرتال ایرانداک نقش دارند.
استانداردسازی پرتال
به هدف بهرهبرداری آسان کاربران و مراجعان پرتال ایرانداک، این پرتال باید هماهنگ با اصلها و موارد زیر بروزرسانی شود:
» آوردن نشان و مالکیت مادی و معنوی ایرانداک: نام و نشان ایرانداک باید در همه برگهای پرتال بیاید، به گونهای که مالکیت مادی و معنوی محتوا روشن باشد.
» گسترش خط و زبان فارسی: گسترش خط و زبان فارسی امری کلیدی در پرتال ایرانداک است و این سازمان میکوشد تا به گسترش خط و زبان ملی یاری رساند. از این رو، خانهبرگ پرتال به زبان فارسی است.
» محتوای همگانفهم: در پرتال ایرانداک کوشش میشود تا محتوا به زبانی ساده نگاشته شود، بدون کاربرد واژگان و اصطلاحهای فنی و تخصصی، تا همه کاربران با هر سطحی از سواد و دانش بتوانند محتوا را بفهمند. هر جا هم واژگان و اصطلاحهای فنی و تخصصی بیاید، توضیح داده میشوند.
» خانهبرگ: برگ خانه پرتال ایرانداک اطلاعات کلیدی و پیوند به محتوا و خدمات ایرانداک را در بر دارد.
» اطلاعات پایه در پرتال: پرتال ایرانداک اطلاعات پایه و کلیدی همانند درباره سازمان، پیوند با سازمان، پرسشهای همیشگی، قوانین و مقررات، فرمها، پیوندهای مهم، تور مجازی، واحدها و بخشهای سازمانی، و خدمات را در بر دارد.
دسترسی
برای بهرهبرداری بهتر و کارآمدتر از پرتال ایرانداک، مسائل گوناگونی اندیشیده شدهاست. این مسائل عبارتنداز:
» نمایش متن: در پرتال ایرانداک بهرهبرداری از متن سیاهرنگ با پسزمینه سفید توصیه میشود، چون این دو رنگ با یکدیگر تضاد رنگی دارند و خوانش محتوا را آسانتر میکند. افزون بر این، در همه برگهای پرتال ایرانداک از نوع و اندازه قلم یکسانی بهرهبرداری میشود که برای کاربران پرتال خستهکننده نباشد.
» پیوندها و منوها: پرتال ایرانداک دربردارنده منوها و پیوندها به شکل نوشتاری است. آنجا هم که پیوند گرافیکی میآید، نوشتار لازم نیز همراه آن میآید. ایرانداک میکوشد تا منوها و پیوندها را به شکلی طراحی کند که برای اجرای آنها نیازی به بهرهبرداری از یک برنامه جانبی (همانند فلَشپلَیر) نباشد.
» پیوندهای خارجی: ایرانداک میکوشد تا به پرتالهای دیگر سازمانهای در پیوند با ایرانداک پیوند دهد. به ویژه آنان که وابسته به ایرانداک هستند، یا آنان که ایرانداک وابسته به آنهاست.
» دسترسی همگانی: پرتال ایرانداک به گونهای طراحی شده که سازگار با مرورگرها، سیستمهای عامل، سرعتهای متفاوت اینترنت، رزولوشنهای گوناگون نمایشگر، و دستگاههای متفاوت نمایش باشد.
» حفظ محرمانگی: ایرانداک میکوشد تا به کارآمدترین شیوهها از محرمانگی کاربران پرتال و اطلاعات آنها محافظت کند و اجازه ندهد که این اطلاعات فاش شوند.
» پرتالهای بیندستگاهی: ایرانداک میکوشد تا همواره با پرتال دیگر سازمانهای همانند خود پیوند داشته باشد. افزون بر این، ایرانداک با پرتالهای بیندستگاهی نامرتبط پیوند نمیسازد.
» زبان: زبان اصلی پرتال ایرانداک فارسی است. خانهبرگ (یا صفحه خانگی) و صفحه ورودی اصلی پرتال ایرانداک نیز فارسی است. افزون بر این، پرتال ایرانداک یک پرتال دوزبانه است و تغییر زبان برای کاربران شدنی است.
» ساختار محتوا: محتوای روزآمد در پرتال ایرانداک ساختار نظاممندی دارد؛ به این شکل که محتوا دارای:
- عنوان [توصیفی و اغلب دربردارنده پنج تا هشت کلمه، به زبان مناسب، بدون کاربرد ویرگول، درست از دیدگاه دستورزبانی و واژگانی، داشتن تگ «heading»، و بدون کاربرد واژگان مسدودشده در موتورهای کاوش]،
- توضیح تگ (یا Description tag) [بین ۲۵ تا ۳۰ واژه توضیح که در موتورهای کاوش در زیر «یو. آر. ال.» نمایش داده میشوند]،
- پیوند دوسویه [در محتوای روزآمد از پیوندهای دوسویه میان برگهای گوناگون بهرهبرداری شود]،
- واژگان کلیدی [مناسبترین واژگان را برای توصیف محتوا گزینش کنید، واژگانی که در عنوان محتوا نیامده باشند. این واژگان با ویرگول از یکدیگر جدا شوند، از متن همان محتوا برگزیده شوند، و آنهایی گزینش شوند که حدس میزنید در موتورهای کاوش بیشتر کاوش میشوند].
» الف تا ی: این بخش با عنوان «الف تا ی» در پرتال ایرانداک در دسترس است و همه بخشهای کلیدی پرتال را در بردارد.
» گرفتن خروجی: از محتوای روزآمد شده در پرتال ایراندک میتوان خروجیهای گوناگونی گرفت و محتوا را همرسانی کرد. دو خروجی کلیدی «پی. دی. اف.» و «دستور چاپ وببرگ» و همرسانی محتوا در شبکههای اجتماعی همانند «لینکدین» از ویژگیهای پرتال ایرانداک است.
» طرحبندی و چیدمان: در پرتال ایرانداک فضای ثابتی برای عناصر مشترک و غیرمشترک در وببرگهای گوناگون روشن شده است. افزون بر این، عناصر و اطلاعات مهم در بخش بالاتری نسبت به دیگر عناصر میآیند.
» برگآرایی: پرتال ایرانداک به گونهای طراحی شده است که همه عناصر و اطلاعات و منوهای اصلی بدون «اسکرول» کردن (یا پایین و بالا رفتن) یا با کمترین «اسکرول» در دسترس کاربران هستند.
» دسترسپذیری: همه وببرگهای پرتال ایرانداک با کمترین کلیک در دسترس هستند. افزون بر این، منوی ثابتی به خانهبرگ و دیگر برگها و بخشها آورده شده است.
» گرفتن اطلاعات از کاربران: در پرتال ایرانداک در فرمهایی که لازم است اطلاعاتی از کاربران گرفته شود، قلمهای اطلاعاتی اجباری با علامت «*» قرمزرنگ نشان داده شدهاند. در فرمهای انگلیسی زبان، حساسیت نسبت به بزرگ یا کوچک نوشتن یک حرف نیست. در این فرمها از گرفتن اطلاعاتی که لازم نیستند دوری شده است. همه اقلام اطلاعاتی با راهنماهای لازم نشان داده شدهاند.
» ابزارهای چندرسانهای، گرافیک، و تصاویر: در پرتال ایرانداک از تصاویر، طرحهای پیچیده، و نقش و نگارها در پسزمینه وببرگها بهرهبرداری نمیشود.
» جستوجو: در پرتال ایرانداک بخشی برای کاوش پرتال طراحی شده است و کاربران میتوانند در همه وببرگهای پرتال ایرانداک محتوای ویژهای جستوجو کنند و آن را بیابند.
» فراداده: در پرتال ایرانداک از فراداده (یا متادیتا) استاندارد برای نشان دادن بخشهای گوناگون بهرهبرداری میشود.
» روزآمدی: اطلاعات و محتوای پرتال ایرانداک روزآمد، معتبر، درست، و دقیق هستند. پرتال ایرانداک منبع معتبر و روزآمد اخبار، رویدادها، خدمات، و دیگر محتوای مورد نیاز کاربران است. تاریخ آخرین روزآمدیها در خانهبرگ و دیگر وببرگها میآید.
» بهرهبرداری از طراحی واکنشگرا: پرتال ایرانداک به گونهای طراحی شده که متناسب با دستگاههای گوناگون (همانند لپتاپ، تبلت، دستگاه تلفن همراه، و غیره) تغییر میکند و واکنشگرا است.
» بهرهبرداری از روانشناسی رنگها: در پرتال ایرانداک کوشش شده تا به روانشناسی رنگها توجه شود و از رنگهایی بهرهبرداری شود که متناسب با محتوا هستند؛ به گونهای که بیشترین اثرگذاری را در کاربران داشته باشد.
» بهرهبرداری از تکنیکهای بهینهسازی/ «سئو» (SEO): در پرتال ایرانداک از تکنیکهایی بهرهبرداری شده است که برای موتورهای کاوش بهینه شود. در این زمینه، الگوریتم رتبهبندی موتور کاوش «گوگل» در کانون توجه بوده است.
محورهای نیازمند بروزرسانی در پرتال ایرانداک
محورهای گوناگونی در پرتال ایرانداک نیازمند بروزرسانی هستند و ایرانداک میکوشد بروزرسانی این محورها را به کارآمدترین شکل انجام دهد. کلیدیترین محورهای نیازمند بروزرسانی در پرتال ایرانداک عبارتنداز:
- اخبار و رویدادها؛
- اطلاعیهها و بخشنامهها؛
- گزارشهای ایرانداک و بخشهای زیرمجموعه؛
- اطلاعات آماری؛
- آگاهیرسانی خدمات و فرایندها؛
- ساختار و مدیران؛
- میز خدمت شامل معرفی و دسترسی به خدمات پرکاربرد سازمان؛
- شفافیت شامل مدیران، قوانین و مقررات، برنامه استراتژیک، گزارش ارزیابی عملکرد، گزارشهای مالی و قراردادها، مناقصه و مزایده، پژوهشها، تفاهمنامهها، و نشستنامهها.
